Agenda:
- Opening:
- Ingekomen stukken en mededelingen
- Goedkeuring verslag ledenvergadering 14-3-2017
- Jaarverslag 2016 en 2017/benoeming kascommissie 2019
- Toekomst onze club
- Organisatie
- Rondvraag
- Sluiting
.
Ad. 1:
· Start vergadering: 20.15 uur.
· De voorzitter (Daniel Santilli) heet iedereen welkom !
- Aanwezigen hebben de presentielijst getekend : 20 aanwezigen waaronder het voltallige bestuur(5) en 2 afmeldingen ontvangen via de clubwebsite en 2 persoonlijk bij de voorzitter.
Ad 2:
- De clubkasactie start per 5-4-2018 en de voorzitter vraagt om aandacht voor de deelname aan deze Rabobank actie waardoor de RTV geld kan vergaren voor haar activiteiten. Via de clubwebsite zullen de leden binnenkort benaderd worden om vooral toch te gaan stemmen op de RTV.
Ad 3:
- De notulen ledenvergadering van 3-2017 worden zonder opmerkingen goedgekeurd.
Ad 4:
- Aftredende penningmeester Henk van Tongeren licht jaarrekening 2016 en 2017 toe waarbij vastgesteld is dat de algemene reserve in deze 2 jaar gegroeid is met ± € 4000 en er dus sprakeis van een gezonde club/exploitatie.
- De kascontroles hebben plaatsgevonden er is decharge verleend door de desbetreffende kascommissies welke decharge overgenomen wordt door de Alg. Ledenvergadering.
- Aangezien Henk van Tongeren en ook aftredend bestuurder/secretaris Erik Kox voornemens zijn de vergadering vroegtijdig te verlaten worden beiden bedankt voor hun inzet en bewezen diensten gedurende vele jaren, met een tegoedbon en een bosje bloemen.
Henk en Erik nogmaals Super Bedankt namens iedereen!
- Voor het boekjaar 2018 worden als kascommissie benoemd: Huub de Wert en John Vlassak
Ad 5 en 6:
- Door de voorzitter wordt uitgelegd wat het bestuur heeft bedoeld met haar recente email actie en het rondbrengen van de contributiebrief, activiteiten kalender Senioren en Junioren 2018 en parkbeheeractiviteiten brief. De response is momenteel ongeveer 10 reacties hetgeen ± op 10% uitkomt.
- Gevraagd naar op of aanvullingen op deze actie en hoe de aanwezigen deze hebben ervaren levert de volgende interessante stellingen op:
– weinig nut omdat mensen te druk zijn en dus geen deelname wensen aan clubondersteunende handelingen zoals bardienst etc.
- Veel te dik pak papier en ook geen zin om dit via email te lezen.
– onbekendheid met “Hoe een bardienst te draaien”en dus hoe en wat moet je doen?
– nieuwe leden worden niet voldoende op de hoogte gesteld van wat er allemaal speelt en mogelijk is binnen de club. Dit kennelijk ondanks de toelichting die Huub en Helene de Wert al verstrekken bij het uitreiken van de ledenpas. Men kent onvoldoende de mensen/leden om hun vragen bij neer te leggen
– mogelijk dat ook reeds jaren bekende leden niet weten hoe bepaalde zaken werken binnen de club dus hebben ze mogelijk ook daardoor geen interesse.
– persoonlijk mensen vragen/benaderen werkt wel en ook veel beter, zoals o.a. bij de voetbalclub zou dit prima worden toegepast.
Algemene conclusie:
- Sterk advies wordt gegeven om nieuwe leden beter/anders te introduceren en hierbij bijvoorbeeld een Buddy toe te wijzen en of een instructie uurtje in het leven te roepen waarbij “bekende” personen binnen de club kort even deze nieuwe leden helpen hun weg te vinden in de mogelijkheden van de club zoals toernooien etc. maar ook bij uitleg over de bardienst etc.
Aanvulling: Vanuit het bestuur wordt gewezen op de reeds aanwezig procedures zoals “persoonlijke uitleg van de ledenadministratie” bij het overhandigen van de ledenpas aan het nieuwe lid . Ook vanuit de KNLTB wordt geadviseerd om nieuwe leden direct “goed” en warm te verwelkomen met uitleg en toekenning van een eventuele “buddy”
Bij de jeugd wordt dit wel al zo uitgevoerd met positief resultaat.
- Persoonlijk mensen aanspreken levert veel betere resultaten op dan mails etc. Aanwezigen stellen op direct aanspraak elkaar best te willen helpen met activiteiten zoals parkonderhoud etc. maar zien niet veel in benaderingen via e-mails en brieven
- Eigenlijk loopt parkonderhoud etc. best prima behalve het “bargebeuren” en men vraagt zich af of dit beter/anders kan doordat de groepen die een kantine sleutel hebben ook hun verantwoordelijkheid daarvoor moeten nemen door correct beheer
van de kantine toe te passen zoals schoonhouden/opruimen en de financiële verantwoording middels invulling van de omzetstaat etc.
- Er zijn sleutels in omloop bij mensen die niet de verantwoordelijkheid voor het bezit willen nemen (dus de kantine niet zuiver achterlaten o.a. geen glazen spoelen etc)
- We moeten het idee loslaten dat er altijd iemand aanwezig is die op een avond bardienst draait.
- Sleutelbeleid herzien door eventuele digitale toegang tot park en kantine op te zetten.
Ad 7 en 8
- Er komen geen vragen meer uit de rondvraag en de voorzitter bedankt een ieder hartelijk voor zijn /haar inbreng.
- Einde vergadering: 21.30 uur
Datum: 23-3-2018